Wat it'ers moeten weten over Office 2013

Microsoft Office 2013 heeft interessante nieuwe features, bijvoorbeeld een functie waarmee beleidsmedwerkers e-mailverkeer in de gaten houden. De volgende features zijn belangrijk voor beheerders.

Microsoft heeft de lat hoog gelegd met Office 2013. De nieuwe Office-applicaties zijn geschikt voor een brede reeks toestellen (waaronder de nieuwste tablets met Windows , ze hebben een nieuwe uitstraling die snel en vloeiend moet zijn maar bekende functies heeft, ze reageren op stylus, touch, toetsenbord en muis en alles is verbonden met de cloud.

De Customer Preview komt in vier versies. We hebben gekozen voor Office 365 Enterprise Preview omdat deze het meest geschikt is voor middelgrote tot grote organisaties. Met dit abonnement heb je Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Access, OneNote, Publisher, Infopath en clients voor de communicatiedienst Lync.

Verschillende abonnementen
In de preview-versie kunnen admins 25 gebruikersaccounts aanmaken die elk vijf installaties toestaan op verschillende systemen. Microsoft heeft nog geen prijzen aangekondigd voor de niewe Office-applicaties. De huidige Office 365 biedt zakelijke abonnementen van €7,25 tot €19 per gebruiker per maand. De high-end bedrijfsabonnementen hebben ook Office Professional Plus 2010 inbegrepen voor tot vijf apparaten per gebruiker.

We hebben daarnaast de ouderwetse clientsoftware die op een los systeem draait van Office Professional Plus 2013 getest. Ook hebben we de 2013-versies van Exchange, SharePoint en Lync-servers geďnstalleerd op virtuele machines met Windows Server 2008 R2. De hardware die we gebruikten was een mix van pc's en laptops met Windows 7 Enterprise en een tablet met daarop Windows 8 Release Preview.

Virtualisatietechniek
De nieuwe Office 365 heeft dezelfde interface als Windows 8 met een opgeruimde beheerdersconsole. De software is overduidelijk nog niet helemaal af, aangezien het programma op verschillende plekken anders functioneerde, bijvoorbeeld tussen Exchange Online en de beheerdersconsole. Het is makkelijk om nieuwe gebruikers toe te voegen, licenties toe te wijzen en draaiende diensten te monitoren.

Om Office te installeren gebruikt Microsoft nu Click-to-Run, zijn streaming- en virtualisatietechniek. In Office 2010 zagen we deze functie bij individuele pakketten opduiken en vanaf Office 2013 kunnen grote bedrijven het pakket via Click-to-Run uitrollen via Office 365.

. Versies naast elkaar draaien
Er zit een aantal voordelen aan deze aanpak. Ten eerste kunnen werknemers de applicaties vrijwel onmiddellijk gebruiken. We konden binnen een minuut nadat we de download startten al een Word-document aanmaken. De testmachine was via Wi-Fi verbonden en na vijf minuten was het volledige pakket geďnstalleerd.

Een tweede voordeel is dat de Office-apps in een eigen omgeving draaien, waardoor Office 2013 naast de 2003-, 2007- en 2010-versies kan draaien. Het grootste voordeel voor ict-afdelingen is misschien wel dat het programma zichzelf bijgewerkt houdt als het eenmaal is geďnstalleerd. Patches en service packs behoren daarmee tot het verleden.

En eigen installaties? Het personeel kan softwaremanagementtools gebruiken, zoals MSCM Configuration Manager om zowel Click-to-Run als msi-installaties te draaien. Je kunt bijvoorbeeld dezelfde Group Policy-instellingen gebruiken om toevoegingen te installeren of beveiligingsinstellingen te beheren.

Adminpaneel met touch
De Exchange Administration Center (EAC) is een webinterface voor administrators. De Windows 8 interface vermindert de tijd die je nodig hebt om de functionaliteiten van het mailsysteem te beheren. Het is bijvoorbeeld simpel om mailgroepen op te zetten. In een test maakten we in een handomdraai een disclaimer die we aan alle uitgaande e-mails koppelden.

We stellen ons zo voor dat je ict-afdeling op de serverinterface gewoon een monitor, muis en toetsenbord gebruikt. Office 2013 gebruikt de interface van Windows 8 die prima werkt voor touchscreens en het is dan ook niet moeilijk om alle beheertaken uit te voeren op een tablet.

Ingebouwde DLP
Wat we het meest waarderen aan Exchange 2013 zijn de veiligheidsfeatures. Er is een spam- en virusfilter ingebouwd, DLP (data loss prevention) is ingebouwd en de functionaliteit om alles aan te passen is niet altijd even flexibel als andere add-ons, maar komt aardig in de buurt.

Met DLP-policies wordt persoonlijke en/of financiële informatie in e-mails gedetecteert en PolicyTips in Outlook waarschuwt vervolgens de gebruiker dat er gevoelige informatie verstuurd dreigt te worden voordat de e-mail wordt verzonden. De ingebouwde policies zijn gestoeld op datastandaarden zoals PII en PCI. De regels die de policies gebruiken zijn niet zo uitgebreid, maar beveiligingsprofessionals kunnen hun eigen policies handmatig aanmaken.


Opslag en versiebeheer
Met het nieuwe Exchange eDiscovery Center kunnen beleidsmedewerkers gegevens van Exchange, SharePoint en Lync evalueren. Voor een testronde maakten we een query die specifieke postvakken naliep op bepaalde sleutelwoorden. De postvakken die voldeden aan de zoekopdracht zetten we vervolgens voor een tijd op slot.

Opslagbeheer kost het bedrijfsleven veel tijd en geld. Exchange 2013 levert op dit gebied goed werk. Voor consumenten is SkyDrive of een soortgelijke dienst de aangewezen cloudopslag. Maar voor bedrijven zijn deze diensten minder interessant omdat ze meer veiligheid en toepassing van beleidsregels nodig hebben. Om die reden houdt je met Exchange 2013 alle data op één plek met archieven, grote postvakken en retentie-policy.

Opslag van documenten en versiebeheer wordt verzorgd door SharePoint, terwijl berichten worden beheerd door Exchange. Uit onze test blijkt dat dit een goede mix is van diensten die naadloos in elkaar overgaan. Een voorbeeld: gebruikers met een vol postvak kunnen e-mails in hun hoofdmap bewaren of berichten naar het archief verplaatsen. Vervolgens maak je een retentie-policy aan die stelt dat het gearchiveerde bericht vijf jaar wordt bewaard.

Documenten delen omslachtig
SharePoint 2013 heeft enkele opvallende verbeteringen, maar ook een paar verwarrende onderdelen. In deze laatste categorie van SkyDrive Pro. Dit is eigenlijk hetzelfde systeem als SharePoint Workspace 2010 waarmee je een persoonlijke documentenbibliotheek kunt synchroniseren met je pc. Dat is handig als je documenten onderweg bekijkt, maar minder bruikbaar als je bestanden deelt met collega's.

Het is mogelijk om rechten toe te wijzen aan documenten en mappen om ze te delen, maar we vinden dat het door deze extra stappen beter is om bij de oude SharePoint documentbibliotheken te blijven als je samenwerkt in dezelfde bestanden.

Sneller werken
Dit minpuntje daargelaten zijn de verbeteringen een flinke stap vooruit. Net als in de rest van het pakket maakt de versimpelde interface het niet alleen makkelijker voor gebruikers, maar ook voor systeembeheerders. Weer een voorbeeldje: bij het aanmaken van een site, geeft SharePoint 2013 duidelijk opties voor informatiebeheer en visuele elementen, waardoor we 25 procent minder tijd nodig hadden op een website te maken in vergelijking met SharePoint 2010.

De ribbon is hetzelfde gebleven dus de mensen die SharePoint 2010 gewend zijn hebben maar weinig aanvullende training nodig. We vinden trouwens dat de minder in het oog springende veranderingen de grootste gevolgen hebben. Het is nu mogelijk om teksten vanuit Word naar SharePoint te kopiëren en meteen correcte HTML-opmaak te krijgen - compleet met de stijlen die de ontwerper heeft gedefinieerd.

Bij het uploaden van video's worden automatisch videovoorbeelden aangemaakt, wat weer een stap minder is die je hoeft uit te voeren. Een kaart van een andere site is makkelijk in te voeren met een iFrame-element in een HTML-veld. Je hoeft ook niet langer meerdere afbeeldingsgroottes in te voeren, want met een groot bronbestand maak je verschillende formaten aan voor verschillende secties van de website.

Meertalige sites
Een van de grote gebreken van SharePoint was dat het inflexibel was in de omgang met intranetten en sites die meerdere talen gebruikten. In de preview van SharePoint 2013, kopieert het programma bij het maken van een Engelse site de bronbestanden van de originele Nederlandse website en worden bezoekers naar een van de twee verwezen op basis van de taalinstelling van hun browser.

Het systeem synchroniseert wijzigingen in de Nederlandse site met de anderstalige variant. Nog beter, in SharePoint 2013 kies je welke onderdelen met de hand worden vertaald, terwijl andere onderdelen door een vertaalmachine worden gehaald.

Eigen apps
Je kunt zelf apps aanmaken met SharePoint via de nieuwe ontwikkelingstools van Office 365. Deze apps draaien in de cloud, verschijnen in de app-winkel van Microsoft of verschijnen in een interne app-catalogus. De apps worden geschreven in de browser in HTML, ASPX, CSS en JavaScript. In een paar uur maakten we een SharePoint-app die gekoppeld was aan een externe database en we stelden deze applicatie beschikbaar via een privé-catalogus. Voor grotere projecten is de code ook te gebruiken in Visual Studio.

De ervaring van Lync 2013 is hetzelfde als met de rest van Office 2013 en er zijn niet veel veranderde beheersfeatures in vergelijking met Lync 2010. Zakelijke gebruikers zullen het handig vinden dat er nu contact kan worden opgenomen met andere organisaties via Skype. Vergaderingen kunnen meerdere videostreams bevatten. De productiviteit van vergaderingen schiet omhoog omdat besluiten meteen via OneNote gedeeld kunnen worden.

Geloof in de cloud?
Office 365 en Office 2013 hebben veel potentie. Behalve de nieuwe, moderne uitstraling en functionele verbeteringen, geven de pakketten aan dat Microsoft denkt dat cloud de toekomst is van Office. Bedrijven kunnen in hun eigen tempo naar de cloud overstappen. Exchange, SharePont en Lync zijn nog steeds op eigen servers te installeren. Als gebruikers niet in de cloud stappen, kunnen ze gewoon met Office client-licenties worden ondersteund.

Office 365 is met dezelfde servertechnologie in elkaar gezet, dus iedereen blijft compatibel met het personeel dat wel volledig van de clouddiensten gebruikmaakt. De echte vraag is of bedrijven in dit cloudmodel willen geloven. En zelfs dan is het overstappen waarschijnlijk een traject dat enkele jaren in beslag neemt.