Baas mag niet in mailbox werknemer

Een manager mag zich geen toegang verschaffen tot het mailaccount van een medewerker, zonder toestemming van de ondernemingsraad, tenzij er vermoeden is van integriteitsschending.

De Dienst Werk & Inkomen (DWI) van de gemeente Amsterdam mag niet in de mailbox van medewerkers als deze afwezig zijn, onder het mom van de continu´teit van de dienstverlening. Dat heeft de Amsterdamse rechter recentelijk geoordeeld in een kort geding dat was aangespannen door de ondernemingsraad (OR) van DWI, meldt IT en Recht.

Collega toegang tot inbox
DWI verplichtte zijn medewerkers om een collega (buddy) of manager toegang te geven tot zijn of haar mailbox bij afwezigheid. De reden hiervoor was dat DWI binnen een etmaal op alle inkomende mails wil reageren, en dus af wil van de out-of-office reply's.

Weigerde een werknemer zijn account te delen, dan kreeg de manager via het bedrijfsbureau alsnog toegang tot de mailbox.

Maar voor dit nieuwe beleid was geen instemming gevraagd aan de ondernemingsraad, en uit onderzoek bleek dat 80 procent van de werknemers tegen de nieuwe privacyschendende maatregel was. De OR had in dit geval wel degelijk instemmingsrecht, en dus is het meeleesbesluit nietig, oordeelt de rechter.

Privacy van medewerkers
De reikwijdte van het vonnis is niet duidelijk. De rechter refereert specifiek aan de gedragscode en het integriteitsprotocol van de gemeentelijke dienst. Maar de kwestie raakt wel algemene privacyaspecten van werknemers, die zijn vastgelegd in de wet op de ondernemingsraden (WOR).

Als er vermoeden is van integriteitsschending, mag een manager overigens wel zonder toestemming in een mailbox van een werknemer meelezen.